ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)؟
تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) هو تبادل من الكمبيوتر إلى الكمبيوتر لوثائق الأعمال بتنسيق إلكتروني قياسي بين شركاء الأعمال.
من خلال الانتقال من التبادل الورقي لوثيقة العمل إلى مستند إلكتروني ، تتمتع الشركات بفوائد كبيرة مثل انخفاض التكلفة وزيادة سرعة المعالجة وتقليل الأخطاء وتحسين العلاقات مع شركاء الأعمال.
من كمبيوتر إلى كمبيوتر
يحل التبادل الإلكتروني للبيانات من كمبيوتر إلى كمبيوتر محل البريد العادي والفاكس والبريد الإلكتروني. في حين أن البريد الإلكتروني هو أيضًا نهج إلكتروني ، إلا أن المستندات التي يتم تبادلها عبر البريد الإلكتروني لا يزال يتعين التعامل معها من قبل الأشخاص وليس أجهزة الكمبيوتر. يؤدي إشراك الأشخاص إلى إبطاء معالجة المستندات كما يؤدي إلى حدوث أخطاء. بدلاً من ذلك ، يمكن أن تتدفق مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات مباشرة إلى التطبيق المناسب على كمبيوتر المستلم (على سبيل المثال ، نظام إدارة الطلبات) ويمكن أن تبدأ المعالجة على الفور. تبدو العملية اليدوية النموذجية على هذا النحو ، مع الكثير من الورق ومشاركة الأشخاص:
الشراء لدورات الفواتير الخاصة بالفاكس والبريد باستخدام العمليات اليدوية.
تبدو عملية التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) على هذا النحو - لا توجد أوراق ، ولا يشارك أي شخص
شراء التبادل الإلكتروني للبيانات لدورة الفاتورة مع المورد.
مستندات العمل
هذه هي أي من المستندات التي يتم تبادلها عادةً بين الشركات. أكثر المستندات شيوعًا التي يتم تبادلها عبر التبادل الإلكتروني للبيانات هي أوامر الشراء والفواتير وإشعارات الشحن المسبقة. ولكن هناك العديد والعديد من المستندات الأخرى مثل بوليصة الشحن والمستندات الجمركية ووثائق الجرد ووثائق حالة الشحن ووثائق الدفع
شكل موحد
نظرًا لأنه يجب معالجة مستندات EDI بواسطة أجهزة الكمبيوتر بدلاً من البشر ، يجب استخدام تنسيق قياسي حتى يتمكن الكمبيوتر من قراءة المستندات وفهمها. يصف التنسيق القياسي ماهية كل جزء من المعلومات وبأي شكل (على سبيل المثال ، عدد صحيح ، عشري ، mmddyy). بدون تنسيق قياسي ، سترسل كل شركة المستندات باستخدام التنسيق الخاص بالشركة ، وبقدر ما لا يفهم الشخص الناطق باللغة الإنجليزية اللغة اليابانية ، فإن نظام الكمبيوتر الخاص بالمستقبل لا يفهم التنسيق الخاص بالشركة لتنسيق المرسل.
هناك العديد من معايير التبادل الإلكتروني للبيانات المستخدمة اليوم ، بما في ذلك ANSI و EDIFACT و TRADACOMS و ebXML. ولكل معيار العديد من الإصدارات المختلفة ، على سبيل المثال ، ANSI 5010 أو EDIFACT الإصدار D12 ، الإصدار أ. عندما تقرر شركتان تبادل مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات ، يجب أن يتفقوا على معيار وإصدار EDI المحدد.
تستخدم الشركات عادةً مترجم EDI - إما كبرنامج داخلي أو عبر مزود خدمة EDI لترجمة تنسيق EDI بحيث يمكن استخدام البيانات بواسطة تطبيقاتها الداخلية وبالتالي تمكين معالجة المستندات مباشرة.
شركاء العمل
عادة ما يتم تبادل مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات بين شركتين مختلفتين ، يشار إليهما كشركاء تجاريين . على سبيل المثال ، قد تشتري الشركة "أ" البضائع من الشركة "ب". ترسل الشركة "أ" الطلبات إلى الشركة "ب". وتعتبر الشركة "أ" والشركة "ب" شريكين تجاريين.
كيف يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات؟
هناك ثلاث خطوات لإرسال مستندات EDI - تحضير المستندات ، ترجمة المستندات إلى تنسيق EDI ، إرسال مستندات EDI إلى شريكك.
الخطوة 1: تحضير المستندات المطلوب إرسالها
تتمثل الخطوة الأولى في جمع البيانات وتنظيمها. على سبيل المثال ، بدلاً من طباعة أمر شراء ، يقوم نظامك بإنشاء ملف إلكتروني بالمعلومات الضرورية لإنشاء مستند التبادل الإلكتروني للبيانات. يمكن أن تشمل مصادر البيانات والأساليب المتاحة لإنشاء المستندات الإلكترونية ما يلي:
- إدخال البيانات البشرية عبر الشاشات
- تصدير البيانات المستندة إلى الكمبيوتر من جداول البيانات أو قواعد البيانات
- التقارير الإلكترونية المعاد تنسيقها في ملفات البيانات
- تحسين التطبيقات الحالية لإنشاء ملفات إخراج جاهزة للترجمة إلى معيار EDI تلقائيًا
- شراء برنامج تطبيق يحتوي على واجهات مدمجة لملفات EDI
الخطوة الثانية: ترجمة الوثائق إلى صيغة التبادل الإلكتروني للبيانات
تتمثل الخطوة التالية في تغذية بياناتك الإلكترونية من خلال برنامج المترجم لتحويل تنسيق البيانات الداخلية إلى تنسيق EDI القياسي باستخدام الشرائح وعناصر البيانات المناسبة. يمكنك شراء برنامج ترجمة EDI الذي تديره وتحافظ عليه في مقر عملك. يتطلب ذلك خبرة متخصصة في رسم الخرائط من أجل تحديد كيفية تعيين بياناتك الداخلية (أي مرتبطة) ببيانات التبادل الإلكتروني للبيانات. تتوفر برامج الترجمة لتناسب أي بيئة حوسبة وميزانية ، بدءًا من الأنظمة الكبيرة التي تتعامل مع آلاف المعاملات يوميًا إلى البرامج المعتمدة على الكمبيوتر والتي لا تحتاج إلا إلى معالجة بضع مئات من المعاملات في الأسبوع.
بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام خدمات الترجمة لمزود خدمة التبادل الإلكتروني للبيانات . في هذه الحالة ، تقوم بإرسال بياناتك إلى الموفر ، الذي يتولى الترجمة من وإلى تنسيق التبادل الإلكتروني للبيانات نيابة عنك.
الخطوة 3: قم بتوصيل وإرسال مستندات EDI الخاصة بك إلى شريك عملك
بمجرد ترجمة مستندات عملك إلى تنسيق التبادل الإلكتروني للبيانات المناسب ، تصبح جاهزة للإرسال إلى شريك عملك. يجب أن تقرر كيفية الاتصال بكل من شركائك لإجراء هذا الإرسال. هناك عدة طرق ، أكثرها شيوعًا تشمل 1) للاتصال مباشرة باستخدام AS2 أو بروتوكول إنترنت آمن آخر ، 2) الاتصال بموفر شبكة EDI (يشار إليه أيضًا باسم مزود VAN) باستخدام بروتوكول الاتصالات المفضل لديك والاعتماد على مزود الشبكة للاتصال بشركائك في العمل باستخدام أي بروتوكول اتصالات يفضله شركاؤك ، أو 3) مزيج من الاثنين ، اعتمادًا على الشريك المعين وحجم المعاملات التي تتوقع تبادلها. لدينا أنواع من الصفحة EDI يخوض في تفاصيل الخيارات المختلفة للتبادل الإلكتروني للبيانات التي يمكن لأي شركة تنفيذها.
